영문 비즈니스레터 & E-메일 작성법

MatsuzakiHisazmi

역자박명섭은영국리버풀대학에서박사학위를취득한후,현재성균관대학교경영학부교수로서동대학원무역학과장을맡고있으며,외교통상부와해양수산부등정부기관의자문교수로도활동하고있다.이책과관련된저․역서로영문국제계약(2004,우용출판사),무역실무(2005,우용출판사),고등학교무역영어(2004,대한교과서)및국제통상영어(2000,부키)등이있다.

1부영문비즈니스레터와영문E-메일의체제

1.영문비즈니스레터의세가지양식
(1)영국식――콤마,피어리어드끝내기
(2)미국식――콤마,피어리어드끝내기
(3)절충식――믹스

2.영문비즈니스레터의구성요소
(1)Letterhead 레터헤드
(2)Date 날짜
(3)Reference 참조번호
(4)InsideAddress 안쪽주소
(5)Salutation 인사말
(6)Subject 주제
(7)Body 본문
(8)Complimentaryclose 맺는인사말
(9)Signature 서명
(10)IdentificationMarks 작성책임자표시
(11)EnclosureNotation 동봉물표시
(12)Postscript 추신
(13)Others 기타

3.에어메일봉투쓰는법
(1)에어메일봉투의구성
(2)MailingAddress 수신인주소성명
(3)ReturnAddress 발신인주소성명
(4)SpecialMailingNotation 우편방법지시
(5)OnArrival-Notation 수신인에대한지시
(6)기타

4.영문E-메일의구성과특징
(1)전형적구성(1)
(2)전형적구성(2)
(3)좋지않은보기

2부영문비즈니스레터20가지실례

문장구성의원칙
1.통지하기 PassingonInformation
2.리퀘스트하기 MakingaRequest
3.감사의표현 ExpressingThanks
4.거래관계구축(1) EstablishingaBusinessRelationship1
5.거래관계구축(2) EstablishingaBusinessRelationship2
6.새고객에대한자기소개 IntroducingYourselftoaNewCustomer
7.상품구매(1) ProductPurchasing1
8.상품구매(2) ProductPurchasing2
9.조회에대한회신 RespondingtoanInquiry
10.상품판매(1) Howtosellaproduct1
11.상품판매(2) Howtosellaproduct2
12.상품판매(3) Howtosellaproduct3
13.가격인하요청 AskingforaPriceReduction
14.가격인하요청에대한회신 RespondingtoaPriceReductionRequest
15.주문내용에대한코멘트 CommentingonanOrder
16.지불청구 ADemandforPayment
17.신용장수정요구 AuthorizationforAmendingaLetterofCredit
18.납기일교섭 DeliveryDateNegotiation
19.납기일통보 InformingaDeliveryDate
20.담당자교체통보 NotificationofChangeofPersonnel

3부패턴으로익히는문장구성방식

1.편리한10가지구성패턴
패턴1'복수의의뢰사항을번호로나눈다.'[조회] Inquiry
패턴2'가능한한조목별쓰기(열거)'[의뢰] Request
패턴3'만일그러하다면,만일그러하지않다면'[의뢰]Request
패턴4'상황설명→대응상황의설명→의뢰'[의뢰] Request
패턴5'요구하고,이유를말하고,마무리'[재촉] Demand
패턴6'실행한일의설명→현재의상황설명'[설명] Explanation
패턴7'요구사항을간추려열거'[발주] PlacinganOrder
패턴8'용건을추가할때,Inaddition을써서구별한다'[발주] PlacinganOrder
패턴9'문제를특정→문제의설명→질문'[지적] Pointingout
패턴10'복잡한일을들을때:질문을적는다→이해하기어려운부분을쓴다'[질문] Question

2.E-메일에서사용하는용건별예문
(1)문의 Inquiry
(2)의뢰 Request
(3)재촉 Demand
(4)확인 Confirmation
(5)지적 PointingOut
(6)보고 Report
(7)취소/사과 Cancel/Apology
(8)통보/안내 Notification

4부사용하기쉬운센텐스와사례집

1.'서두'에서사용되는센텐스
(1)관용어를사용해시작하는경우
(2)먼저감사의말로시작하는경우
(3)먼저사과의말로시작하는경우
(4)IHave를사용해시작하는경우
(5)CanIPlease~?Canyouplease~?를사용해먼저질문하는경우
(6)첨부파일(서류)이있는경우
(7)먼저인사말을넣는경우

2.'글가운데'에서사용되는센텐스
(1)구성을쉽게하는관용어
(2)숙달된센텐스를만드는관용어

3.'마무리'에서사용되는센텐스
(1)관용어를사용해마무리하는경우
(2)감사하면서마무리하는경우
(3)사과하면서마무리하는경우
(4)기타

국내에출판된무역영어나비즈니스영어관련책이약100종가량이있다.기존의책과는그구성에서큰차별성을보이는,이책은일본경제산업부소관중부산업연맹경영컨설턴트마쓰자키히사즈미씨의『英文비즈니스레터&E-메일작성법』을번역한한국어판이다.일반영문비즈니스레터작성법과E-메일작성법양쪽을실례위주로기술하고있는것이,이책의특징이다.한편상거래서신과E-메일을용건별로분류,해당예문을제시하고있어,독자에겐매우적절한참고자료가될것이고,또한무역실무와국제경영분야의관련자를비롯해E-메일을포함한영어통신문쓰기에관심이있는일반인에게유익한교본이될것이다.