완벽한 보고서 쓰는 법 (보고서.기획서를 한 장으로 요약하고 로지컬하게 완성하는 비결)

길영로

창조공학연구소소장.경희대학교언론정보대학원겸임교수.성균관대학교산업심리학과를졸업하고SK그룹경영기획실,홍보실,아카데미에서직장생활을했다.비즈니스교육전문가이자컨설턴트로제2의인생을시작한이후에는막강한논리와청중을사로잡는화법으로순식간에최고의위치에올랐다.삼성,LG,SK,포스코,NHN을비롯한다수의기업과국가과학기술인력개발원(KIRD),경희대학교등연구소와대학교에서직장인과학생들을대상으로강의해왔고,교육에참여한인재들로부터열렬한지지를받아왔다.
그에게있어가장중요한개념은‘논리’다.역사를움직인거인들,세계적인성공을거둔기업들에는탄탄하고탁월한논리,그리고그논리가밑바탕이된통찰과직관이있었다는것이그의생각이다.그의관심사는경제,경영분야를넘어문학과역사,철학,대중문화에이르기까지매우다양하다.그리고그속에등장하는사건과대상들의뒤에숨은논리와메시지,교훈을발견하는데에도탁월하다.
그는일잘하는사람들의공통점을‘논리력’과‘팩트중심사고’에서찾는다.그러나이는그들만의것이아니라비즈니스맨들모두의것이될수있으며,기본중의기본이라고강조한다.자신이전달하고자하는결론메시지,그메시지를뒷받침하는명확한논리,그논리를증명할수있는팩트.이세가지를도출해내는능력을자기것으로만들면그누구라도최고의비즈니스리더가될수있다는것이그의생각이다.“다른사람이성공하도록돕는것이나의인생관이다.”라고말하는그의오랜경험과노하우가담긴이책이비즈니스맨들의미래를밝히는등불이되어줄것이다.지은책으로『기획이란무엇인가』『떨지마라떨리게하라』『넘버원이아니라온리원』이있으며,번역한책으로『회의혁명』『미래를읽는사람못읽는사람』이있다.

머리말

1.핵심요소를파악하라
목적을명확히하라
누가무엇을알고싶어하는지생각하라
목적을실현했을때의아웃풋을그려라
몰랐던팩트를만났다면자신을부정하라
주장을하려면근거를확보하라
결론은과제에대한답변이다
What·Why·How를명확히하라

2.한장으로요약하라
실무자에게로직이란무엇인가
피라미드구조로로직을구성하라
MECE로중복과누락을방지하라
SoWhat/WhySo로논리의비약을없애라
비즈니스논리력을강화하라
피라미드구조를실무에적용하라
상사와문제인식이다를때는해설형패턴으로대응하라
상사와문제인식이같을때는병렬형패턴을활용하라
요점들을논리적인순서로연결하라
연결한요점들을한장으로요약하라

3.로지컬하게작성하라
제목에일의본질과범위를담아라
목차를이용해논리의흐름을밝혀라
원페이지원메시지로이해도를높여라
헤드메시지와수직적논리로보고서를단순화하라
컬러와차트의활용법을생각하라
보고서작성을위한글쓰기원칙1
보고서작성을위한글쓰기원칙2

내가전달하고싶은게무엇인지생각하지마라
상대방이무엇을알고싶어하는지를생각하라
비즈니스문서를작성하는이유는무엇인가?특히보고서나기획서를작성하는1차적인이유는무엇인가?자신의의도를전달하여상사나클라이언트로부터오케이사인을받기위해서다.보고서를작성하면서실무자들이흔히저지르는실수가있는데,바로자신이처한상황만을생각하면서글을쓰는것이다.다시한번강조하지만,보고서를작성하는1차적인목적은상사로부터오케이사인을받는것이다.상사나클라이언트로부터승낙을받으려면자신이처한상황,즉‘내가상대방에게무엇을전달한것인가?’를고민하기보다‘상대방이무엇을듣고싶어하는가?’‘상대방이무엇을알고싶어하는가?’를생각해야한다.상대방의의도를정확히파악하지못하면보고서를제대로작성할수없다.
상사나클라이언트가보고서에서듣고싶고알고싶은내용은크게세가지다.첫째는일의‘목적’이고,둘째는목적을달성했을때의‘성과(아웃풋)’이며,셋째는목적을실현하고성과로이어지는‘로직’이다.보고서에담긴내용대로일을추진함으로써이루려는‘목적’,그목적을달성함으로써얻을수있는구체적인‘성과’,목적을달성하고성과로연결하는‘로직’이명확해야보고서통과의가능성도비약적으로높아질수있다.

무엇을,왜,어떻게할것인가
피라미드구조를활용해한장으로요약하라
보고의상대방이알고싶어하는내용을구체적으로풀어내기위해서는‘무엇을(What)’‘왜(Why)’‘어떻게(How)’할것인지를분명히해야한다.‘무엇을(What)’은일의범위를묻는질문이다.‘무엇을해야하는가?’‘무엇을알아야하는가?’에대해분명히답할수있어야한다.‘왜(Why)’는일의본질을묻는질문이다‘왜해야하는가?’‘왜알아야하는가?’에답할수있어야한다.‘어떻게(How)’는실행해서성과를낼수있느냐는물음이다.‘구체적으로어떻게추진하면되는가?’에답할수있어야한다.
이상의물음에답하기위해활용할수있는도구가바로‘피라미드구조’다.피라미드구조는무엇을,왜,어떻게할것인지를로지컬하게정리할때사용하는도구다.바바라민토가개발한피라미드구조에대해서는이미많은사람들이알고있다.그러나제대로활용하는사람은사실상흔치않다.구조는단순하지만활용법이만만치않기때문이다.이책은피라미드구조로로직을작성할때현장의실무자들이꼭알아야할간단하고명확한원칙들만을다룬다.대다수실무자들에게필요한것은복잡한로직이아니라단순하고분명한로직이기때문이다.이와함께바바라민토가다루지않은‘한장으로요약하는기술’에대해서도상세하게다룬다.

제목­요약본­목차­본문,
보고서작성의기본원칙에따라작성하라
대부분의실무자들이보고서작성의원칙을제대로알지못한채이전의경험만을바탕으로작성한다.일상적으로보고서를작성하면서도원칙을정확히모르는경우가많다.그래서인지보고서를작성할때마다힘들어하고시간도많이걸린다.그러나보고서에담겨야할항목과순서,작성방법을사전에정확히파악해두면,보고서쓰는일이이전보다한결수월해진다.
보고서는크게‘제목→요약본→목차→본문’의순서로작성한다.가장먼저등장하는것이제목이다.제목은상대방이제목만보고도어떤내용이담겨있는지알수있도록작성해야한다.그러려면제목에보고의‘목적’과‘범위’가반드시들어가야한다.제목다음에는보고의전체상을이해할수있도록요약본(ExecutiveSummary)을넣는다.그다음은목차다.상사는목차를보고실무자가어떻게일을시작하고끝맺을지를확인하고판단한다.목차까지작성한뒤에는본문을작성한다.본문은‘원페이지원메시지’‘헤드메시지와수직적논리’라는두가지원칙을지키며작성하면된다.

사회인라면누구나보고서·기획서·제안서등의문서를작성하는상황을만나게된다.자신이전하려는메시지를정확하게전달하고,상대방으로부터오케이사인을받기위해서는보고서작성의원칙이완전히몸에붙게만들어야한다.비즈니스세계는프로스포츠세계와도비슷하다.미리연습해서실전에대비하지않으면경쟁에서이길수없다.선택받지못하면도태될수밖에없다.경쟁에서살아남기위해서는실무자스스로자신을즉시사용가능한전력으로만들어야한다.어느업종에서무슨일을하건,이책에서다루는‘한장으로요약하는법’과‘보고서작성법’이실무자의실전경쟁력을높이는핵심능력이되어줄것이다.