업무의 90%는 준비에서 결정된다 : 여유 있게 일하는 사람은 준비에 시간을 투자한다 - 팀장의 서재 4

이바마사야스

저자:이바마사야스
1991년에리크루트그룹에입사해영업직으로서는치명적인낯가리는성격이지만,4만건이넘는영업활동으로이를극복했다.인재영업부소속연간최우수사원4회등사내표창을누계40회이상받았으며,영업부장,계약사대표를역임했다.2011년‘RASISALAB’이라는회사를설립해리크루트그룹시절배운영업역량을바탕으로한영업력강화,리더십,팔로우십,시간관리,스트레스관리등에관한연수와강연,코칭을진행하고있다.연간200회이상기업연수를진행하고있으며,재수강률은90퍼센트가넘는다.저서로《일잘하는리더는이것만한다》,《목표를달성하는리더가절대로하지않는팀운영방법》,《실적을내는사람은반드시한다!일을즐겁게만드는방법》등다수가있으며,니혼게이자이신문을비롯해각종경제지등다양한대중매체에서소개된바있다.

역자:김정환
건국대학교토목공학과를졸업하고일본외국어전문학교일한통번역과를수료했다.21세기가시작되던해에우연히서점에서발견한책한권에흥미를느끼고번역의세계를발을들였다.현재번역에이전시엔터스코리아출판기획자및일본어전문번역가로활동하고있다.경력이쌓일수록번역의오묘함과어려움을느끼면서항상다음책에서는더나은번역,자신에게부끄럽지않은번역을하도록노력중이다.공대출신의번역가로논리성을살리면서번역에필요한문과적감성을접목하는것이목표다.역서로는《손정의열정을현실로만드는힘》,《돈버는회계노트》,《최강의비즈니스이론집중강의》등이있다.

제1장.업무의90%는준비에서결정된다.이것은불변의진리!
1.야근없이도결과를내는사람은이것이다르다
-작업속도,도구의문제가아니다
-철저한준비를하는사람vs.충동적으로일에뛰어드는사람
-미래를내다본행동을하라

2.일정을채워넣을수록오히려여유가생긴다
-‘이때가비어있다’는것을알면편해진다
-여유있는사람이일을잘한다

3.무작정눈앞의업무에달려들지않는다
-‘업무가들어온순서’와우선순위는일치하지않는다
-절대무작정서류를작성하지마라

4.사전준비가90퍼센트는진리다
-시작하기전,먼저전체를그려라
-마감에맞춰높은퀄리티로제출하는기술

5.자신의시간당비용을생각해본적이있는가
-그업무의보상을명확히설명할수있는가
-일의시간당비용측정법

6.일찍퇴근하고싶다면퇴근시간을정하라
-야근을하는것은야근을전제로일하기때문
-퇴근길에일정을잡아두자

제2장.언제나여유있게일하는사람이반드시체크하는것
7.어떻게업무의딜레마에서벗어날것인가
-‘과제는무엇인가’를먼저생각하기
-‘과제-선택지-대책’의순서로정리하기

8.길잃은직장인들을위한가장단순한목표
-인사평가높이기에집중해본다
-요구받는역할을기대이상으로수행하기

9.그자료,정말시간을들일가치가있는것일까
-일잘하는사람도쉽게빠지는‘수단의목적화’

10.처음부터다시하는사태를90%막는방법
-상사에게수시로퇴짜를맞는다면
-초반의잦은조정이중요하다
-자기일의재량권을되찾는기술

11.70점의완성도로끝마치는용기를갖는다
-혼자힘으로할수없다는것을인정하라
-초안의상태여도괜찮다

12.혼자끝없이생각하기보다다른사람에게먼저물어보라
-당신의일이오늘도끝나지않는이유
-‘이거해봤어?’해본사람은안다

13.준비를잘하는사람은업무의미래를본다
-완전히예측에실패했던신칸센의차내커피판매
-이일의영향을끼치는사람은누구인가

145W1H를활용해체계적으로종이에정리한다
-5W1H로분해한다
-온갖사태를상상해놓는다

제3장.여유가넘치는사람의비결1‘일정짜기’
15.제1원칙,무엇이든마감이틀전에제출하기
-마감기한에딱맞추려고하니까허둥대게된다
-나만의마감기한을설정하면평가도오른다

16.일정은들어오는것이아니라집어넣는것이다
-2주전에는다이어리를80퍼센트채워놓는다
-자투리시간을돌발적인용무에사용한다

17.할일목록의핵심은소요시간이다
-작업의40퍼센트가미완료로끝나는이유

18.오늘할일을아침에정해서는너무늦는다
-전날까지는할일목록을작성해놓는것이철칙

19.아주전략적인‘뒤로미루기’기술
-모든작업이긴급한안건으로보인다면
-오늘의일을최대한줄인다는발상

20.그이메일,그자료,정말로필요한것일까
-주작업,부수작업,낭비작업으로분류한다

21.소요시간을설정할때는비관주의자가돼라
-‘30분안에끝내자.’라고결정하고시작한다
-5분씩단축을목표로삼는다

22.PDCA에서가장중요한것은‘C=반성’이다
-무작정실행하면같은실수를반복한다
-계획대로되지않은이유는무엇인가

23.미친듯이바쁜시기를똑똑하게넘기는법
-작업하나하나를자세히살펴본다
-간트차트로조정한다

24.다이어리는그무게를감수하며들고다닐가치가있다
-이것만큼가벼운게없다
-직접손으로쓰는것의위대함

제4장.여유있게일하는사람의비결2‘1분습관’

25.‘1분동안무엇을할수있을까?’를생각하는습관
-지하철,버스에서할수있는것들
-소중하지않은시간은없다

26.무엇이비효율적인지는그만둬보면안다
-매일아침회의를주2회로줄일수없을까
-무의식적인습관을경계하라
-우선순위점수를매겨라

27.‘끝내기좋은타이밍’은영원히찾아오지않는다
-다이어리에종료시간도적어넣는다
-알람을맞춰놓는것도좋다

28.귀찮은일일수록먼저하면인생이달라진다
-약속시간에늦는사람의공통점
-편한일,좋아하는일일수록마지막에한다

29.프로들은일을줄이는법을안다
-자료작성은정형화해서빠르게처리하라

30.이메일은30초이내에작성하는것이철칙
-용건은간단하게,내용은정중하게

31.회의나미팅은10분의1로줄일수있다
-무의미한회의를줄이기위한원칙8가지

32.사무실이아니어도업무를볼수있다
-집중할수있는장소를찾는다
-시공간에얽매이지않고일하는방법

제5장.여유있게일하는사람이일상도여유롭다

33.일정의선택권을상대에게맡기지않는다
-상대가나의일정에맞추게하는방법

34.거절을잘하는사람이일도잘한다
-거절못하는사람은친절한사람이아니다
-대안을제시하는것이포인트

35.‘내가직접하는편이빨라.’는잘못된발상
-일단은좀더주위사람들에게의지하자

36.성공한사람들이실패를다루는법
-즉시대응책을수첩에적는다
-실패를받아들이는사람의태도

37.10년후에몇살인지생각하면한가하게야근할여유는없다
-지금밖에할수없는일들
-야근하지않는것은동료나후배를위해서이기도하다

38.오늘부터매일10분일찍퇴근해보기
-약간의궁리로달성할수있는목표
-남은시간에무엇을해야할까

일을잘한다는것은곧준비를잘한다는것이다
남들보다10분일찍퇴근하면서도결과를내는사람들의비밀

회사에서일을하다보면열심히는하는것같은데늘허둥대고언제나업무에치여사는사람들이있다.반면비슷한업무를하는데도항상다른사람보다10분먼저퇴근하면서여유롭게일을해내는사람들도있다.이두사람의차이는무엇일까?바로여유롭게일을해내는사람들은항상준비에시간을투자한다는것.실제로그들은준비에시간을들일수록작업시간이짧아진다는것을아주잘알고있다.그래서어떤일이들어와도‘준비는철저하게,일의속도는빠르게’라는자세를유지한다.결국이들은아무리시간이없고일이많아도결국자신의속도대로늘좋은결과를만들어낸다.

뛰어난준비능력하나로일본최고의유통기업리쿠르트의말단직원에서대표까지올라간저자는자신도과거에‘마감시간’을제때에못지켜곤란했다고한다.일을열심히하다보니예상보다시간이오래걸리는건예사였고,방향성이달라처음부터일을다시하는때도많았다.그러다일잘하는선배의업무습관을관찰한뒤자신에게부족한것은‘준비’였다는것을깨달았다.그때부터일에몰두하기전에사전준비를하는데시간을들였고,그러다보니모든일이든제때에잘해내는‘일잘하는사람’이되었다.

어떻게‘잘’준비하는지알려주는최고의책!
업무를시작하기전에하는준비는이런것이다!

그렇다면어떻게‘잘’준비를해야할까?《업무의90%는준비에서결정된다》에서저자는크게두가지만알아도준비에필요한90퍼센트는해결된다고한다.첫번째로업무가생기면전체를그려보고,작업을나누고,작업별소요시간을계산해야한다는것이다.특히저자는소요시간을중요하게생각하는데,소요시간이작업관리의본질이라고여기기때문이다.조금덜완벽해도소요시간안에과제를끝내지않으면어떠한일도소용이없다.소요시간을잘계산하기위해서는먼저5W1H방법을통해전체를그려야한다.그리고는해야할업무들을나열한뒤주작업,부수작업,낭비작업으로나눈다.이두과정이선행되면작업대부분의소요시간을명확하게알수있다.

두번째는‘일정짜기’이다.치밀하게계산된소요시간과잘게나눈작업들을바탕으로스케줄을찌는단계다.주작업,부수작업,낭비작업으로나눠프라임(Prime)시간대에중요한것순서대로분배한다.그러고는각각업무의‘나만의마감기한’을정한다.중요하지않은작업들은자투리시간을만들어처리한다.일정을세울때자투리시간까지포함시켜야함은당연하다.
어떤일이든시작하기전에위의과정으로준비에시간을들인다면마감기한안에못해낼일은없을것이다.이단계는몇번만반복하면자연스럽게무의식에기억된다.그때당신은어떠한스트레스없이자연스럽게일을해내는자신을발견하게될것이다.

이외에도업무시작전1분준비법,업무우선순위점수매기는법,퇴근시간강제당기는법,준비방법을일상생활에적용해여유를갖는일상법,갑자기들어오는업무를준비하는법,준비를한후실제업무를진행할때순조롭게하는방법등당장써먹을수있는수많은팁도소개한다.또한이책은바쁜직장인들을위해곁에두고볼수있도록매꼭지마다핵심내용을일목요연하게도식화한일러스트를담았다.회사생활하면서어려움에직면할때마다책을꺼내들어본인에게필요한내용을본뒤,그대로실천하기만하면된다.이한권만가지고있으면회사에서의어떤어려운상황이와도여유있게대처해낼수있는것이다.

열심히만일하는사람이제일쓸모없다
업무도여유롭게!일상도여유롭게!

이제몸을불살라가며야근으로회사에대한충성을증명하는시대는끝났다.일에앞서여유있게준비를잘하는사람만이‘일잘하는사람’,‘함께하고싶은직장동료’로취급받는다.이를위해회사원이라면반드시‘준비능력’을키워야하며《업무의90%는준비에서결정된다》는신입사원,입사3~5년차직장인에게최고의필독서라고하겠다.이책을늘가까이하여회사생활도여유롭게,일상도여유롭게완전히다른인생을살아보는건어떨까.새로운날들이펼쳐질것이다.