대한민국NO.1비즈니스라이팅강사
백승권의실전보고서강의록
이론과실재를겸비한보고서의교과서
대한민국500만직장인을위한보고서작성의모든것을담은비즈니스라이팅전문강사백승권의《보고서의법칙》이출간되었다.이책은회사생활의시작과끝인보고서를둘러싼직장의현실,보고서를쓰는목적,작성원칙,프로세스,기본논리와형식,종류별작성방법과팁을정리했다.
이책은보고서작성의원칙을‘패턴’과‘형식’이라는큰틀로정리하여,직장인들이현업에적용할수있도록꼼꼼한‘매뉴얼(manual)’로설계됐다.보고서작성을위한이런저런기술과도구가필요하다고강조하는데그치지않는다.실제언론보도와보고서사례를실어저자의첨삭을통해더효과적인보고서작성방법을구체적으로살핀다.저자가제시하는방법에따라실제로보고서작성방법을연습할수도있다.책의뒷부분에는실제종류별보고서작성요령과샘플을제시해두어상황에맞춰필요할때마다참고할수도있다.
저자백승권은노무현정부때청와대홍보수석실에서‘청와대브리핑’책임편집업무를맡았고,노무현정부후반기에는정부공식백서인《국정운영백서》(총9권)집필을총괄하기도했다.이때의경험을바탕으로저자는이후비즈니스라이팅전문가로활약하며기업과정부기관,대학교등에서매해평균200회,800시간이상직장인을위한보고서글쓰기강의를하고있다.이책에서저자는청와대에서의경험과이후10년간현장에서쌓아올린자신의보고서작성노하우를집대성했다.
보고서,모두잘쓸수는없지만모두잘써야하는것
직장인이라면알것이다.직장인업무의3분의1가량이문서작성과관련된일이다.하지만보고서를비롯한문서작성에대해정식교육을받은직장인들은극소수다.보고서는직장선배의어깨너머로배우고상사에게깨져가면서하나씩익혀가는것이됐다.
회사의업무는보고서에서시작해서보고서로끝난다.기획보고서로프로젝트가시작되고,회의가있을때마다회의보고서를작성한다.중간중간진행상황을알리는상황보고서를작성하고,외부지원과협조가필요할때는제안서나공문을작성한다.그리고프로젝트가마무리된후에는결과보고서를작성하고,언론사용보도자료를작성한다.경우에따라선SNS도관리해야하고,특별한행사를해야한다면행사기획보고서도써야한다.
보고서는회사생활의알파이자오메가다.누군가일을잘하는지못하는지판가름하는가장쉽고도정확한척도가보고서다.보고서를잘쓴다는것은업무를완전히파악하고있다는뜻이고,업무추진의방향을제대로제시할줄안다는것이다.그런상황에서자신의글솜씨탓을하며보고서작성을다른이에게미룰수는없는것이다.
직장인모두보고서를잘쓸수는없다.하지만모두잘써야만한다.잘쓴다는것은개인차원의능력이지만,잘써야만하는것은조직차원의당위이다.보고서를어떻게썼느냐에따라조직운영의향방이,나아가회사의운명이결정된다.따라서보고서작성은개인이아니라조직차원에서접근해야한다.조직차원에서보고서작성에관한시스템과매뉴얼을만들어개인의능력을넘어누구나일정한수준의보고서를쓸수있게해야한다.
보고서작성의6가지패턴
보고서는일기,시,소설,자서전과는다르다.자신만의개성이두드러지는글이아니라정확한목적에따라일정한형식을갖춰작성되는글이다.‘루틴routine’한글의세계다.회사마다자신들의상황에맞게법칙과매뉴얼을정하고그것을직원들에게가르치면된다.
이책에서저자는보고서작성에는특별한패턴이있다고강조한다.그6가지의패턴을따라보고서를작성하면개인의글솜씨와는무관하게,완성도높은보고서를작성할수있다.글에는정답이없지만,보고서의길에는분명한정답이있다.일정한시간과노력을들이면누구나어느정도수준의보고서를작성할수있다.
커스터마이징:의사결정권자중심으로써라
보고서에는분명한독자가있다.반면에시와소설,수필에는특정한독자가없다.10대학생이읽을수도있고,50대CEO가읽을수도있다.그런글에서는글을쓰는자기자신이중심에있으면된다.자신의취향에따라글을쓰고독자가그에맞춰읽는것이다.
보고서는자신의생각과감정을표현하는‘표현적글쓰기’가아니다.특정한목적에따라특정한인물(조직)과소통하기위한‘소통적글쓰기’다.따라서보고서의관건은독자의반응이다.소통적글쓰기의중심에는독자가있고,그독자는바로보고서를읽고판단을내릴의사결정권자다.결국보고서는의사결정권자의현명한판단을이끌어내기위해쓰는것이다.
보고서에익숙하지않은직장인은보고서를작성할때자신이일한순서대로작성한다.정작보고서의독자인상사는그것보다결과를중요시한다.의사결정권자를중심에놓고보고서를작성하면보고서의내용과구성뿐아니라단어,문장,표현도달라진다.보고자의이해와편견이아니라사실과의견이명확하게구분되어야하며,육하원칙에따라주장하는바가명확하게드러나야한다.
핵심요약:짧을수록좋다
거의모든회사가‘짧은보고서’를강조하고있다.《TheOnePageProposal》이라는책이출간되어베스트셀러에오른지도20년가까이되었다.‘한장짜리보고서OnePageReport(OPR)’나‘한장짜리제안서OnePageProposal(OPP)’를강조하는이유는분명하다.핵심만명확하게전달하라는것이다.보고서를짧게쓰는것을강조하는이유는조직의가장큰자산인의사결정권자의시간을아낄수있기때문이다.의사결정에드는시간을줄이면업무의효율성이높아진다.윈스턴처칠은제2차세계대전이눈앞에닥친시기에총리에취임하고3달뒤에보고서를핵심만짧게쓰라는편지를내각구성원에게전했다.보고서는핵심포인트를짚어짧고정확하게써야한다.
보고서의핵심은용건과이유ㆍ근거다.용건은보고서가전하려고하는결론과주장이다.이유ㆍ근거는용건을뒷받침하는역할을한다.핵심을요약하려면용어를단순화하고,불필요한수식을제거해야한다.화살표나도형으로문장을대체할수도있다.
두괄식:일의순서와판단의순서는다르다
보고서는독자의이해와판단을효율적으로이끌어내기위해쓴다.감동을주기위한극적인효과보다는건조하더라도명확한상황을제시하는것이우선이다.톱다운방식에따라목표를제시한뒤실행방안을설명해야한다.두괄식으로용건을제시한다음그이유와근거를펼쳐야한다.
글을읽을때우리의인지력과주의력은시간에따라나빠진다.게다가사람들은다른사람이쓴글을처음부터끝까지다읽지않는다.보고서에서중요한것은보고서의독자가보고서의용건을파악하는것이다.중요한용건을앞부분에배치해야집중력이높을때보고서에담긴내용과주장을정확하게파악할수있다.
카테고리:대형마트방식으로분류하라
업무용글쓰기에서가장중요한것은효율성과정확성이다.의사결정권자가원하는내용을찾아읽기위해보고서를뒤적거리게해서는안된다.명확한설계에맞춰분류된카테고리에따라필요한내용을간편하게찾아볼수있어야한다.정확한분류와카테고리는중복과누락을방지하는기능도한다.비슷한수준의내용을6-7개이상나열하면집중력이흐트러진다.이를다시2-3가지로묶어카테고리화해야한다.카테고리는보고서를통해전달할내용을유사한속성이있는것들낄묶고그위에적절한이름표를부착하는일이다.업무용세계에서카테고리는읽는사람만납득한다면얼마든지자의적으로나눌수있다.적절한분류는보고서의완성도를높여준다.
개조식:조각이아니라구조를보여줘라
보고서는일반적인글과달리문장앞에1,2,3과같은숫자나I,II,III같은로마자,□,°,-,ㆍ등의부호(약물)를붙이고,조사나종결어미를생락할수있다.완성된문장이아니라키워드중심의문장이다.이를개조식문장이라한다.개조식문장은시간을아끼고필요한정보만제시하기에적합하다.짧은시간에집전체를보여주기위해서는서술식보다는개조식이편리하다.
개조식문장의본질은단순히조사와종결어미를생략하고부호를쓴다는것이아니다.키워드중심의표현은보고내용의구조화와언어의경제화,효율성을극대화하기위한수단이다.언어의뉘앙스가아니라내용과결론에집중하도록하는것이다.
직관성과설득력:읽는글과보는글의차이
글은전달방식에따라‘읽는글’과‘보는글’로나눈다.읽는글은개념,논리,설명,추론에의지한다.반면에보는글은직관에의지한다.광고카피처럼단한문장으로머릿속에그림이그려져야한다.보고서는보는글이다.차분히앉아서읽어내려가는것이아니라회의실에서혹은보고자를앞에세워두고읽어야한다.그렇기에한눈에직관적으로내용이들어와야한다.
선경후정,먼저경치를보여주고그뒤에정취를읊는한시의기본기법이다.보고서도이와마찬가지다.먼저보여준뒤에설명해야한다.효과적으로내용을보여주기위해편집용지부터,글자크기,서체뿐아니라통계자료나시각자료를활용하는것도좋다.
형식에맞춘실전보고서작성연습
이책의3장‘보고서는형식이다’는잘작성된보고서를모범으로삼고,잘못작성된보고서를실패사례로삼아보고서작성연습을하도록구성되어있다.또한신문칼럼등의기본텍스트를제시해그것을중심으로보고서를작성하는‘텍스트를이용한보고서작성연습’을실어워크북의형식을지니고있다.
보고서는제목부터개요,추진배경,현황,문제점,해결방안등구성요소에따라각기다른형식이있다.이책에는보고서의각구성요소에따른작성원칙,기본논리와형식,종류별작성방법과팁이담겨있다.중간중간실제보고서사례를살피며제목을다는방법,개요를설정하는방법등기본적인작성방법을구체적으로알려준다.
실제언론보도와보고서사례를실어저자의첨삭을통해더효과적인보고서작성방법을구체적으로살핀다.저자가제시하는방법에따라실제로보고서작성방법을연습하면어느새보고서의달인이되어있는자신의모습을발견할수있을것이다.
