대학 공문서 작성의 기술 (단 한 장의 공문서로 조직의 신뢰를 구축하는 법)

생성형 AI가 공문서 초안을 순식간에 뽑아내는 시대가 되었다. 그런데 현장의 실무자들은 오히려 더 불안해졌다. AI가 내놓은 초안이 우리 대학의 고유한 학칙과 복잡한 규정, 부서 간의 이해관계, 결재권자의 의중까지 온전히 담아낸 것인지 확인할 방법이 없기 때문이다.
여기서 AI를 제대로 활용하려면 오히려 공문서의 기본 원칙을 더 잘 알아야 한다는 역설이 생긴다. “항목 기호는 1. → 가. → 1) 순서로, 날짜는 마침표 형식으로, 쌍점은 앞말에 붙여 써줘”처럼 기준을 담은 프롬프트를 입력할 때 비로소 AI는 정확한 공문서를 만들어낼 수 있다는 것이다. 기준을 아는 사람만이 AI가 준 답도 알아볼 수 있고, 기준을 모르는 사람은 AI의 오류마저 그대로 결재선에 올리게 된다. 이 책에 담긴 원칙과 키워드는 AI 프롬프트에 그대로 넣어 쓸 수 있는 실전 가이드이다.
기술이 아무리 발전해도 기안문에 생명력을 불어넣고 조직의 신뢰를 완성하는 것은 시스템이 아니라 맥락을 읽어내는 ‘인간 행정가의 안목’일 수밖에 없다. 이 책은 대학에서 37년을 근무하며 도서관 사서로 27년, 교무처 학사지원팀장과 부처장으로 10년을 보낸 저자 김명희가 수천 건의 공문서를 결재하고 분석하며 쌓아온 노하우를 후배들을 위해 엮은 실무 레시피다. 국내에 대학 교직원과 사업단 인력을 특정 독자로 겨냥한 공문서 작성 가이드는 사실상 전무한 실정이다. 신임 직원부터 팀장급 중간 관리자, AI를 스마트하게 활용하고 싶은 실무자, 대학과 협력하는 외부 기관 담당자까지 대학 행정의 언어를 이해해야 하는 모든 이에게 필요한 책이 이제야 처음으로 출간됐다.