밤새워준비하고도깨지고나오는당신,뭐가문제인가?
공무원기획·보고업무의고수박종필의숨겨둔보고노하우공개!
직장내업무의완성은보고에있다.평소성실하게일했더라도보고를잘하지못하면좋은평가를받기어렵다.밤새워작성한보고서를들고들어가서두서없이읽고만있다면어떻게될까?보고내용이아무리훌륭해도상대의마음을움직여‘오케이’를얻어내지못하면그보고서는별볼일없는보고서가된다.직장인의업무스트레스1위로꼽히는보고업무를잘하는방법은없을까?18년공무원생활동안기획및보고업무로잔뼈가굵은저자박종필이《고수의보고법》에서이에대한해법을제시한다.
“바둑에그냥이란건없어.…내가무얼하려고할때는상대가어떤생각과계획을갖고있는지파악해야해.그걸상대의의중을읽는다고해.”
인기웹툰‘미생’의대사다.저자는보고업무를잘하는방법은바로이대사에있다고설명한다.즉,보고업무의핵심은상사의의중을읽는것에있으며,상사의의중에맞는내용을담아전달하는것이보고의제1원칙이다.그렇다면상사의의중을읽고그에맞는내용을전달하려면어떻게해야할까?
“자네같으면결재하겠어?”
상사의마음을바꾸는고수의보고법,그숨겨진원리
거래처미팅때문에곧나가봐야하는상사를붙들고중요한사안이라며느긋하게할말다하는부하직원의보고는원칙에는맞지만기술은부족하다.“바빠죽겠는데,이중요한걸왜이제와서보고하는거야”라는핀잔을듣기십상이다.보고하기전에상사의일정을확인하는‘기술’을발휘했더라면상사의약속시간에맞춰보고할내용을미리정리할수있었을것이다.
이제막출근한상사가숨돌리기도전에두툼한보고서를들고들어오거나,점심먹고아직양치질도못한상사앞에보고서를들이미는부하직원만큼눈치없고답답한사람도없다.이런실수를숱하게저지르는사람들에게저자는보고할때크게다음4가지만살피면실패를절반이상줄인다고조언한다.
우선상사가보고에집중할수있는상황인지를파악하자.전날회식때문에피곤한기색이역력한상사를앞에두고,나는내길을간다는식으로보고만하고있을수는없다.내용도전달되지않을뿐더러상사에게좋지않은인상만남긴다.
상사의성향을파악하는것도중요하다.저자는“사람마다이해의논리구조가다르기때문에,상사에게익숙한방식으로보고하는것이중요하다”고지적한다.실제로글로이해하는것이더편한사람이있는가하면,말로듣는것이편한사람도있다.글로이해하는것이편한상사앞에서는그가보고서를읽는동안잠자코기다리는것이좋다.물론도중에상사의질문이있을것에미리대비해야한다.반대로,말로듣는것을좋아하는상사앞에서는보고내용을요약하여처음부터말로설명하는것이낫다.
상황에맞는전달방법을선택하는것도중요하다.대부분은보고서로대면보고를하지만,그렇지않은경우에는메일,메모,문자,전화등다양한방법으로보고할수있다.대면보고없이보고서로만보고할때는대면보고의내용을메일이나메모로전달할수있다.말로보고할내용을글로잘적어보내면더욱친밀감있는보고가될수있다.
문자는특성상길게쓸수없으므로당연히요점위주로간략하게보고하게되어크게실수하는경우는많지않다.그러나전화로보고하는경우는다르다.대체로전화로보고하는일은급하거나중요한사안일때다.따라서이미위축된상황에서보고하게되는데,준비없이전화했다가는횡설수설중언부언하게된다.미리어떻게전달할지메모한뒤에보고하면이런실수를방지할수있다.
무엇보다보고는미리준비하는자세가필요하다.예를들어,업무수첩에보고할내용을정리해놨지만,막상보고할때만되면해당내용을찾지못해수첩을뒤적이게된다.이럴때포스트잇에메모해업무수첩겉장에붙여가면유용하다.
상대방의입장이되어보고서를쓰고
보고내용은스토리로묶어라.
이책에서강조하는보고법의핵심은“상대방의입장이되어보고서를쓰고,보고내용은스토리로묶어라.”라는것이다.스토리텔링은어떤논리적인말보다상대방의공감을이끌어내는데탁월한기법이다.저자는보고서에도스토리가필요하다고말한다.같은내용의보고서라도단순히나열한것과일관된스토리로엮인것은읽는입장에서큰차이가있기때문이다.
흔히정보만나열된보고서를읽은상사는“이많은걸지금다읽으라는거야?대체포인트가뭐야”와같은반응을한다.보고서처럼무미건조한글을읽는데,내용이한눈에들어오지않는다면짜증이날수밖에없다.보고서를스토리로만들면보고서를작성하는사람에게도이점이있다.스토리를고민하는과정에서보고할내용이일목요연해지기때문이다.(1장생각정리하기)
한편,보고서를쓸때많은사람이자신의문장력을탓하며,보고서쓰는데어려움을토로한다.하지만보고서는특출한문장력을필요로하지않는다.저자는신문기사의육하원칙처럼보고서의글도사실을정확하게전달하기위한간결한문장이핵심이라고강조한다.이에이책은보고서의비문이나명확하지않은표현의문장을사례로들면서,내용은달라지지않으면서그취지가정확히드러나는다양한수정방법을설명한다.(2장생각풀어내기)
저자는프레젠테이션방법에대해서도설명한다.문서에익숙한직장인들은프레젠테이션을화면이아닌자료로생각하는경향이있는데,저자는프레젠테이션을읽는차원에서보는차원으로생각해야한다고강조한다.프레젠테이션에표현된글마저도하나의이미지로받아들일수있게표현하고,내용을구성할때도본론만큼시작과끝을중요하게생각해야한다는것이다.아무리본론에서좋은내용을전달하려고해도시작과끝에임팩트가없다면좋은인상을남기기어렵기때문이다.(6장상황별보고하기)
하수의보고vs고수의보고
나에게맞는보고법을찾아라
보고를잘하는보편적인원칙이나약속된방법이있다면얼마나좋을까?설령그렇다할지라도빠르게변하는업무환경에서보고를잘하기는쉽지않다.시시각각변화하는상황에직접부딪치며숙달되는수밖에없다.보다효과적인보고방법을제시할수는있지만,중요한것은자신이처한상황에맞는보고방법을적용하는능력에있다.이책은다양한보고상황을제시하며좋은보고와그렇지않은보고를비교,분석하는방법으로독자들이스스로자기에게맞는방법을찾을수있게돕는다.
또,보고업무를보고서기획부터,쓰기,편집하기,보고하기까지4단계로나누어설명하고,마지막두장은훈련단계로구성했다.그리고최근에공공기관의핫이슈로떠오른‘역량평가’도특강으로담았다.
이책의저자박종필은18년간공직에몸담으며말단에서책임자위치에오르기까지수많은보고업무를경험했다.이런노하우를저자는2012년부터지금까지5,000여공무원을대상으로강의를통해전수했다.이책은그강의내용을바탕으로구체적인사례를덧붙여풀어낸보고법의정수다.이책을통해좋은콘텐츠를가졌지만그것을제대로표현하지못해고민하는직장인들이‘나만의보고법’을완성해보고의스트레스에서해방되길기대한다.
