깔끔하고명료한보고서를만드는
비즈니스글쓰기3원칙
저자는비즈니스글쓰기의목표란‘읽을사람이핵심을쉽고빠르고정확하게파악하게하는것’이라며,한번에통하는보고서의비결을세가지원칙으로정리했다.
첫번째원칙은‘두괄식’이다.두괄식으로써야하는이유는의사결정자인독자에게핵심을먼저전달함으로써논의를간단히하고곧장결론을이끌어내는데있다.
두괄식에는세가지유형이있다.‘결론을맨위로’,‘핵심포괄’,‘큰그림속에서논의대상거론’이다.두괄식으로쓰라는원칙은문단뿐만아니라한문장에서도적용되고,문장의일부인문구에서도적용된다.여러문단을놓고볼때도첫문단에서핵심을짚어주고요약을제시하면독자가헤매지않게된다.
두번째원칙은‘가지런하고짜임새있게구조화하기’다.글쓰기의기본단위는문단이다.문단단위로글을써야간결해진다.목차를가른뒤각목차속에서문단을나누고문단속정보를적절하게배치하면보고서가짜임새있게완성된다.
구조화의기본은비슷한항목을묶고각항목에범주를붙이는것이다.문장을모아목차를부여한다고도할수있다.즉구조화는문단을구성하고,문단내정보를위계에따라배치하는것을말한다.이때구성한단계를부호와들여쓰기로시각화하는형식이개조식이다.개조식에서문단구성과문단의범주(목차명)작성이맞물려서이뤄진다.이때목차명과내용이대응하도록신경써야한다.
세번째원칙은‘겹치지않게빠짐없이쓰기’다.글로벌컨설팅그룹맥킨지&컴퍼니가제시한논리적사고기법인MECE(MutuallyExclusiveCollectivelyExhaustive:상호배제와전체포괄)를보고서작성에적용했다.업무용글을작성할때는문장에서도,문단에서도,글한편에서도반복과중첩을피해야한다.이를테면‘약50만원정도’라는문구에서‘약’과‘정도’는의미가겹친다.‘기대감’과‘불안감’에서‘기대’나‘불안’은이미감정을나타내는단어이므로‘감’이불필요하다.한문장에는불필요한부분이한글자라도있으면안되고,한단락에는필요없는문장이하나라도있으면안된다고저자는강조한다.
‘겹치지않게’쓰기보다더중요한원칙이‘누락없이’쓰기다.핵심정보를빠뜨리면보고서의오류에그치지않고업무차질로이어지기때문이다.이를테면‘육하원칙’처럼정보의세부적인요소를세트로묶어항목별로점검하는방식,체크리스트를활용해빠진부분을확인하는방식,독자의예상질문을정리해보는방식이누락없이쓰는비결이다.
또한경영진에게까지올라가는보고서를작성할때는핵심요약문을마련해야한다.핵심요약문은경영진의빠른의사결정을돕기위한문서다.따라서당연히두괄식으로작성해야한다.일반적으로보고서의전체내용을1쪽분량으로요약하고전략과요점등주요포인트를정리하여제시한다.
‘전방위글쟁이’백우진의명쾌하고꼼꼼한가이드
실제기관과기업에서쓰인예문을활용한첨삭지도
이책에는공공기관및기업에서실제로사용된업무용글쓰기예문113개를실었고각예문에는첨삭과함께해설을달았다.특히[원문]과[대안]을나누어‘오답노트’방식으로보여줌으로써원래글과수정후개선된글을한눈에비교해볼수있도록배치했다.그냥모범보고서를하나보여주고참고하라고만하지않고첨삭내용을자세히말하는이유에대해저자는이렇게말한다.“업무용글의대표적사례인보고서는누구나익히면상급수준으로작성할수있다.다만이러한기술도적절한지침과손에잡히는예시를통해서학습해야한다.그래야시행착오를거치지않고역량을축적해나갈수있다.”
5~7장에서는본격적으로여러종류의업무용글을실제로살펴보면서글쓰기의요령을배울수있다.5장‘실전연습1:유형별글쓰기가이드’에서는조직운영제도보고서,모집공고문,개선방안보고서,사업계획서,회의안내문,보도자료등실무에서사용되는문서의작성법을실제예문과첨삭을통해생생하게보여준다.6장‘실전연습2:문장쓰기가이드’에서는하나의문장을쓰더라도간결하고설득력있게읽히는작성법을구체적으로안내한다.매력적이고주목도가높은첫머리쓰는법,동급요소는동일형식으로쓰기(구구절절),가까운요소는가깝게배치하기,문장을동사로끝냄으로써열린문장쓰기,긴문장을여러문장으로나누기,다양한역접접속사로변화주기등을다루었다.
7장‘실전연습3:숫자,표,그래프작성의기본’에서는업무용문서에서자주쓰이는숫자와표및그래프의정확한작성법을익힐수있다.‘매출이전년대비8%감소했다’,‘주가8%하락’,‘과반수이상’,‘약40~50여편’등자주발견되는‘틀린표현’의옳은대안도알려준다.또보고서에표나그래프만넣는경우가많은데,이때도글로표나그래프내용을설명해주고그다음에표나그래프로뒷받침해야읽는이가핵심을쉽게파악할수있다.그외에기간수치와시점수치의정확한표현방법,증가율을표현할때헷갈리기쉬운산술평균과기하평균의차이와계산방법등을확인할수있다.
사업과조직의언어에익숙지않은사회초년생이든,업무에막익숙해지기시작한실무자급직원이든,보고서를작성하고결재받아야할책임자인팀장이든‘비즈니스글쓰기능력’은몸값을높이는핵심무기다.30년경력의전문가가알려주는맞춤식강의를통해당신의경쟁력을높여보자.
