회의는“조직의문제해결,프로젝트추진,새로운사업기회의발굴,아이디어와정보공유등의목적으로다수의조직구성원이모여의견의교환,조정,합의를통해최선의해결책을찾는커뮤니케이션활동이다.”회의는리더와관리자에게는조직운영과업무목표달성및성과관리의매우중요한업무수행도구이다.조직구성원에게는자신이가진업무관련전문지식과열정그리고창의적인아이디어를공식적으로검증받고인정받을수있는기회이다.즉회의를이끄는리더에게는회의를통해자신의리더십?커뮤니케이션기술,동기부여,이견조정,의사결정력등?을발휘하고검증받는기회이다.또한조직구성원들에게는회의를통해자신의업무수행능력과비즈니스지식,아이디어를공개적으로인정받을수있는기회이다.이렇게중요한회의(會議)가왜회의(懷疑)가되는가?
현실의회의에서는여러가지문제가발생해회의에대한부정적인태도와생각을갖게되는것또한사실이다.조직의규모를떠나회의는리더와관리자및직원들에게는매우중요한업무수행도구이다.특히조직의구성원들은회의는매우가치있는조직의소통및업무수행도구이자자신의역량발휘의기회임을알아야한다.
잘못진행되고비생산적인회의는회사를죽이는회의이다.비생산적인회의가치르게되는비용은생각보다많다.시간비용,부서간갈등발생비용,의사결정또는문제해결지연비용,참석자간의오해또는갈등발생비용,리더십상실비용,참석자의불평비용,스트레스받는상황에서업무에집중하는데소요되는비용,회의실사용과회의자료준비등의물리적비용,다른업무를할수없는기회비용,결정된사항이진행되지않는비용,결정사안에대한책임자가없어실행이안되거나지연되는비용등이잘못된회의로인해조직이치러야하는비용이다.그런데이러한비용에대해어느누구도진지하게생각하지않는다.이런비용지불은회사의수익에부정적인영향을미치고,결국회사의성장과발전을가로막는요인이된다.
회의는회사를살리는공간과시간이되어야한다.많은기업들이회의생산성을위해캔미팅,스탠딩미팅,111미팅,워크아웃미팅,사우나미팅,설렁탕미팅등의방법을실행해보지만이는회의의형식만바뀌는것으로기대만큼생산적이지않은것으로확인되었다.이렇게새롭게시도된회의형식들이지속되는회사가없다는것이이를반증한다.회사를살리는회의를위해서는회의형식을변화하는것과더불어회의운영시스템,회의문화,회의리더의리더십변화,회의참석자들의의식과태도혁신이함께실행되지않으면회의(會議)는회의(懷疑)로이어진다.생산적인회의,효과적이고효율적인회의를만들기위해서는하드웨어(회의실,장비,소모품등)와소프트웨어(회의문화,소통문화,리더십,팔로어십과참여의지,커뮤니케이션스킬,문제해결스킬등의회의시스템)가함께혁신되어야한다.
직장인10명중8명은현재회의를절반가량줄여도괜찮다고생각하는것으로조사됐다.온라인취업사이트사람인(www.saramin.co.kr)이스카우트코리아(scoutkorea.co.kr)와함께직장인906명을대상으로“자신이참여하는모든회의중꼭필요하다고생각되는회의는얼마나되십니까”라는설문을진행한결과,‘10%’가22.6%로가장많았다.그다음으로는‘30%’(18.8%),‘20%’(16%),‘50%’(14.4%)등의순으로50%이하라는응답이무려83%나됐다.회의횟수는‘주1회’가30.9%로가장높았으나,‘거의매일’(30.2%)이근소한차이로그뒤를이었다.또‘하루에도몇차례씩’한다는의견도13.1%나됐다.회의를‘거의매일’,‘하루에도몇번씩한다’라고대답한응답자393명을대상으로잦은회의로인해업무에방해(집중력감소등)를받은경험이있는지를묻는질문에는41.5%가‘자주그렇다’를선택했다.이어‘항상그렇다’(27.5%),‘가끔그렇다’(24.2%)의순이었으며,‘없다’는6.9%에그쳤다.회의시간은1회평균58분정도소요되는것으로나타났다.자세히살펴보면‘30분~1시간미만’(41.8%),‘1시간~1시간30분미만’(25.1%),‘30분이내’(20%)등의순으로집계되었다.효율적인회의시간을묻는질문에는절반이넘는54.2%가‘30분이내’를선택했고,‘30분~1시간미만’(40.6%)이뒤를이어,무려94.8%가1시간미만의회의를원하고있었다.
현재회의문화에대해서는응답자의54.1%가‘불만이다’라고응답했다.반면‘만족한다’라는의견은20.4%에불과했다.회의문화에불만을가지는이유로는‘회의진행,구성이비효율적이어서’가39.2%로가장높았다.그다음으로‘결론없이흐지부지끝날때가많아서’(26.1%),‘회의가너무많아서’(19%),‘회의시간이너무길어서’(10.8%)등의순이었다.하지만불만인회의문화에대해개선을요구했는지를묻는질문에는절반이넘는50.2%가‘하지않았다’라고답했다.그이유로는62.1%가‘어차피반영되지않을것같아서’를꼽았으며,그외에‘다른사람들도가만히있기때문에’(10.9%),‘인사고과에부정적인영향을미칠것같아서’(10.1%),‘아직은참을만하기때문에’(7.7%)등의의견이있었다.한편비효율적인회의유형은‘결론이나지않고돌고도는회의’(25.9%)가,효율적인회의유형은‘짧은시간안에핵심만논의하는압축적인회의’(38%)가각각1위를차지했다.
이책은잘못된회의로발생하는비용을제거하고회사를살리는생산적인회의를위해회의를준비하는단계부터회의를잘이끌며바람직한결과를얻기위해요구되는회의진행기술과방법,회의참석자들이갖춰야하는모든지식과기술,태도들을정리한종합서다.회의는자신(회의진행자,회의리더,회의참석자등)의모든능력과역량,태도와열정등을공개적으로소통하고판매할수있는시장이다.회의시간만잘활용하여도개인의경력관리에많은도움이된다.이책을읽는독자들이책에수록된지식,기술,도구들을적절하게활용해회사를살리고개인의능력도인정받는기회로활용하기바란다.
