일이 되게 말하는 법 (대면 보고에는 공식이 있다)

임영균

‘갓기획’ 대표. 연세대학교 교육학과를 졸업하고 한국능률협회와 캐논코리아에서 약 15년간 기획 업무를 담당했다. 이음컨설팅 그룹에서는 공무원 역량평가 문제 출제위원으로 활동한 바 있다. 현재는 기획서 작성, 보고서 코칭, 글쓰기 등의 강의 활동을 하고 있다. 저서로는 『기획의 신』, 『기획서 잘 쓰는 법』, 『너는 참, 같은 말을 해도』, 『보고서의 정석』 등이 있다.

저자의 말 오늘도 보고 때문에 힘드셨나요?
시작하며 일상의 언어가 아닌 일의 언어

PART. 1 보고 내용
CH.1 이슈 보고 문제에는 해결책을 묶어서 보고한다
CH.2 아이디어 보고 생각한 순서가 아니라, 상대방이 궁금해하는 순서
CH.3 업무 보고 일상의 업무 보고에도 루틴을 만들자

PART. 2 보고 스킬
CH.1 보고의 언어 보고를 돋보이게 하는 말하기 기술
CH.2 피드백 대응 상사의 의견에 효과적으로 대응하는 방법
CH.3 상사 유형 상사의 성향을 파악하고 맞춤형 보고를 하자

PART. 3 보고 태도
CH.1 보고 시점 상사의, 상사에 의한, 상사를 위한 보고 시점 정하기
CH.2 보고 지시 보고의 시작이자 완성은 업무 지시를 받는 순간에 있다
CH.3 보고 매너 Manner makes 보고, 매너가 보고의 완성을 좌우한다

마치며 보고 품앗이가 이어지는 그날을 기대하며

보고방법을잘모르는신입사원을위한책!
보고때문에상사에게깨지는「일못러」가꼭읽어야할책!
지금보다보고도회사생활도더잘하고싶은「일잘러」를위한책!

지금당장이책이필요한사람들
말을못알아듣겠다며도리어역질문을받은적있다
하고싶은얘기가무엇이냐는얘기를들어본적있다
말하기전에어떻게말할것인지생각해본적없다
의사소통문제로일의진행이어려웠던적있다
순서없이생각나는대로말을뱉어낸적있다
말의핵심이무엇인지파악하지못한적있다
하고싶은말을넘쳐나는대로말한적있다
결론부터말하라는얘기를들어본적있다
말이길어욕먹어본적있다

일의언어보고는일상의언어와달라야한다
상사가상황을물었다면일의배경이아닌상황을간결하게설명하는것이보고다.내가생각한순서나,내가하고싶은말을쏟아내는건일상의언어이지일의언어가아니다.상대방이가장알고싶어하는내용을중심으로순서에맞게말하는것이일의언어,보고이다.
일의언어에는말로하는보고와글로하는보고가있다.말로하는보고를「구두보고」라고하고,글로하는보고를「서면보고」또는「보고서」라고한다.물론처음에는서면보고가더어렵게느껴질수있다.논리적으로내용을정리해야하고,문장도깔끔해야하며,시각적인표현까지신경써야한다.하지만,사실진짜어려운건구두보고이다.
구두보고는상사의질문에생각을정리할시간이부족하고,눈앞에서펼쳐지는다채로운(?)상사의반응에부담감이커질수밖에없으며,상사가말로보고한내용을전부기억하기힘들다.그래서구두보고는서면보고보다좀더체계적이고간결하게정리해서전달하는기술이필요하다.

수학공식처럼상황별로응용할수있는보고공식
이슈보고,아이디어보고,업무보고.이처럼보고내용이다르면보고방법도달라야한다.

첫번째:이슈보고
①문제+해결책
－문제상황이발생하면담당자(실무자)로서생각해본해결책을함께보고한다.
②복수의대안+내선택
－2~3개대안을고민하고,대안평가를통해내가선택한대안의우수성을강조한다.
③레이어드화법
－상대방의수용력을높이는레이어드화법을활용하여문장끝을물음표(?)로마무리한다.

두번째:아이디어보고
①PREP으로정리해서보고하고,상황별로나머지세가지방법을활용한다.
－Point(결론),Reason(이유),Example(근거)순서로말하고,Point(결론재강조)로마무리한다.
②결근방(결론·근거·방법)
③PIE(Point·Issue·Effect)
④STAR(Situation,Task,Action,Result)

세번째:업무보고
①과거(Done)→결과보고
②현재(Doing)→현황보고
③미래(Willdo)→계획보고

말이든글이든구조화가답이다
보고에대한상사들의대표적인불만유형중하나는체계적으로정리하지않은보고이다.

“뭐가이리복잡해?”
“큰틀로정리좀하면안되나?”

이때는보고내용을체계적으로정리하고,구조화하여업무시간내에빨리보고를마치도록하자.「구조화」란비슷한내용들을낱개가아닌덩어리로묶는방식을말하는데,이를보고에활용하면상대방에게정보를좀더체계적으로전달할수있다.그이유는우리뇌가정보를처리할때「청킹」이라는중요한메커니즘을활용하기때문이다.청킹은여러개의정보를더큰의미단위로묶어서기억하는과정이다.쉽게말해,여러개의정보를개별적으로기억하기보다유사한의미를가진정보를하나로묶어서기억하는방식이다.
보고에자주활용하는구조화패턴은상대(반대),순서(시간),영역(사람)패턴의세가지가있다.물론이외에도여러가지패턴이있지만,세가지패턴만잘알고있어도정보를체계적으로정리하여보고할수있다.많은내용들이정리되지않은채상대방에게전달되면그것은상대방의머릿속을복잡하게만들고어지럽히는독과도같다.낱개를덩어리로묶어서구조로보고해야상대방의뇌가편하고,그만큼보고가통과될확률도올라간다.