일이 되게 말하는 법 (대면 보고에는 공식이 있다)

임영균

저자:임영균
기획및보고서작성분야에서활동하며LG디스플레이,LG에너지솔루션,한화그룹,KT&G,현대자동차,현대백화점그룹,현대글로비스,한국타이어,오리온,한국항공우주산업,기타대학,공공기관등에출강하며1년에200회이상강의활동을하고있다.틈틈이블로그나브런치에글을쓰며대중들에게보고서에관한자신의생각을전파하고있다.
연세대학교교육학학사
(현)갓기획대표
(전)이음컨설팅그룹상무
(전)캐논코리아기획팀파트장
(전)한국능률협회선임연구원
블로그blog.naver.com/kingkayg123
브런치brunch.co.kr/@kingkayg123

저자의말오늘도보고때문에힘드셨나요?
시작하며일상의언어가아닌일의언어

PART.1보고내용
CH.1이슈보고문제에는해결책을묶어서보고한다
CH.2아이디어보고생각한순서가아니라,상대방이궁금해하는순서
CH.3업무보고일상의업무보고에도루틴을만들자

PART.2보고스킬
CH.1보고의언어보고를돋보이게하는말하기기술
CH.2피드백대응상사의의견에효과적으로대응하는방법
CH.3상사유형상사의성향을파악하고맞춤형보고를하자

PART.3보고태도
CH.1보고시점상사의,상사에의한,상사를위한보고시점정하기
CH.2보고지시보고의시작이자완성은업무지시를받는순간에있다
CH.3보고매너Mannermakes보고,매너가보고의완성을좌우한다

마치며보고품앗이가이어지는그날을기대하며

보고방법을잘모르는신입사원을위한책!
보고때문에상사에게깨지는「일못러」가꼭읽어야할책!
지금보다보고도회사생활도더잘하고싶은「일잘러」를위한책!

지금당장이책이필요한사람들
말을못알아듣겠다며도리어역질문을받은적있다
하고싶은얘기가무엇이냐는얘기를들어본적있다
말하기전에어떻게말할것인지생각해본적없다
의사소통문제로일의진행이어려웠던적있다
순서없이생각나는대로말을뱉어낸적있다
말의핵심이무엇인지파악하지못한적있다
하고싶은말을넘쳐나는대로말한적있다
결론부터말하라는얘기를들어본적있다
말이길어욕먹어본적있다

일의언어보고는일상의언어와달라야한다
상사가상황을물었다면일의배경이아닌상황을간결하게설명하는것이보고다.내가생각한순서나,내가하고싶은말을쏟아내는건일상의언어이지일의언어가아니다.상대방이가장알고싶어하는내용을중심으로순서에맞게말하는것이일의언어,보고이다.
일의언어에는말로하는보고와글로하는보고가있다.말로하는보고를「구두보고」라고하고,글로하는보고를「서면보고」또는「보고서」라고한다.물론처음에는서면보고가더어렵게느껴질수있다.논리적으로내용을정리해야하고,문장도깔끔해야하며,시각적인표현까지신경써야한다.하지만,사실진짜어려운건구두보고이다.
구두보고는상사의질문에생각을정리할시간이부족하고,눈앞에서펼쳐지는다채로운(?)상사의반응에부담감이커질수밖에없으며,상사가말로보고한내용을전부기억하기힘들다.그래서구두보고는서면보고보다좀더체계적이고간결하게정리해서전달하는기술이필요하다.

수학공식처럼상황별로응용할수있는보고공식
이슈보고,아이디어보고,업무보고.이처럼보고내용이다르면보고방법도달라야한다.

첫번째:이슈보고
①문제+해결책
－문제상황이발생하면담당자(실무자)로서생각해본해결책을함께보고한다.
②복수의대안+내선택
－2~3개대안을고민하고,대안평가를통해내가선택한대안의우수성을강조한다.
③레이어드화법
－상대방의수용력을높이는레이어드화법을활용하여문장끝을물음표(?)로마무리한다.

두번째:아이디어보고
①PREP으로정리해서보고하고,상황별로나머지세가지방법을활용한다.
－Point(결론),Reason(이유),Example(근거)순서로말하고,Point(결론재강조)로마무리한다.
②결근방(결론·근거·방법)
③PIE(Point·Issue·Effect)
④STAR(Situation,Task,Action,Result)

세번째:업무보고
①과거(Done)→결과보고
②현재(Doing)→현황보고
③미래(Willdo)→계획보고

말이든글이든구조화가답이다
보고에대한상사들의대표적인불만유형중하나는체계적으로정리하지않은보고이다.

“뭐가이리복잡해?”
“큰틀로정리좀하면안되나?”

이때는보고내용을체계적으로정리하고,구조화하여업무시간내에빨리보고를마치도록하자.「구조화」란비슷한내용들을낱개가아닌덩어리로묶는방식을말하는데,이를보고에활용하면상대방에게정보를좀더체계적으로전달할수있다.그이유는우리뇌가정보를처리할때「청킹」이라는중요한메커니즘을활용하기때문이다.청킹은여러개의정보를더큰의미단위로묶어서기억하는과정이다.쉽게말해,여러개의정보를개별적으로기억하기보다유사한의미를가진정보를하나로묶어서기억하는방식이다.
보고에자주활용하는구조화패턴은상대(반대),순서(시간),영역(사람)패턴의세가지가있다.물론이외에도여러가지패턴이있지만,세가지패턴만잘알고있어도정보를체계적으로정리하여보고할수있다.많은내용들이정리되지않은채상대방에게전달되면그것은상대방의머릿속을복잡하게만들고어지럽히는독과도같다.낱개를덩어리로묶어서구조로보고해야상대방의뇌가편하고,그만큼보고가통과될확률도올라간다.