일목요연하게설명하고싶은이들을위한간결설명법
어떻게말하든말의의미를잘이해하는사람을두고흔히‘개떡같이말해도찰떡같이알아듣는다’라는표현을쓴다.분명칭찬이다.주어와술어가불분명한문장으로말해도의도를신통하게이해해주는팀원들,업계사람소수만알아듣는전문용어를써도이해해주는고객,그저뭉뚱그려‘많이’라고했을뿐인데내가원한수만큼회의용출력물을준비해주는후배직원등은참으로고마운존재이지않은가.그렇게내맘속에들어갔다나온듯내말뜻을단번에이해해주는사람들이있다면업무도,인간관계도한결쉬워질것이다.
그러나내가어떤식으로설명하건간에상대가척척알아듣길원하는것은사실과욕이다.요즘같이다양한사람들이섞여함께일하고생활하는시대에는더구나어려운말을해석하느라눈치와시간을동원하기란점점버거운일이되어가고있기때문이다.어쨌거나말은일단제대로해야제대로전해지는법.즉찰떡같이말해야찰떡같이알아듣게마련이다.그러니까‘설명을해줬는데도왜이해하지못하는지답답하다’라고느낀다면상대방의말귀를탓하기전에일단은내말부터되짚어볼필요가있다.나는과연쉽고분명하게설명해줬는지,그래서상대방이알아듣게끔전달했는지를돌아봐야하는것이다.
사실상대가알아듣도록간단하고확실하게설명하는일이그렇게까다로운것만은아니다.공식에가까운몇가지요소만염두에두면훨씬쉬운설명을할수있다.그방법을저자는이책《횡설수설하지않고정확하게설명하는법》에서풀어놓는다.우선‘Part1:당신이설명을잘못하는데는사소한이유가있다’에서는어떤식으로설명할때알아듣기어려워지는지,그리고우리가설명할때흔히간과하는점은무엇인지등에대해이야기한다.길게늘어지는설명,듣는사람과어떤관계가있는지불분명한설명의특징을살펴봄으로써독자들은‘어쩌면나도이런설명을하고있었는지도모른다’라고자각할수있을것이다.‘핵심없는설명’에서벗어날수있는방법은‘Part2:사람들은자기와관련있는것에만관심을보인다’에서더욱본격적으로살펴본다.설명을듣는상대방이경청하게만드는한마디,한문장을어떻게말하는지짚어보는파트다.이어지는‘Part3:횡설수설하지않고설명잘하는비법’에서는어떤이야기든알기쉽게설명하는공식,‘텐프렙(TNPREP)의법칙’을해부한다.‘주제,수,요점및결론,이유,구체적예,요점및결론반복’이라는간단한설명공식을배울수있을것이다.
어렵거나애매한표현을습관적으로쓰는독자들이라면특히‘Part4:설명은무조건쉬워야한다’라는파트에주목할만하다.또한‘Part5:가장짧은시간에최소한의설명으로상대방을움직여라’는부하직원에게지시하거나주의를줄때와같이특별한비즈니스커뮤니케이션이필요한상황에서효과적으로설명하는법에대해다루고있다.저자가직접직장생활에서경험한사례가다수포함되어있어실무에적용하기좋다.마지막으로‘Part6:길어지면지는것이다’에서는긴설명이아닌,‘오해를낳지않는설명’의중요성을강조한다.저자는책의말미에비즈니스메일을짧고쉽게쓰는법에대해지면을할애함으로써,말뿐만아니라글또한이해하기쉽게전달해야함을보여준다.
당신이설명을못하는데는사소한이유가있다
부모로서아이가어려워하는학습내용을이해시켜보려고이방법저방법동원해서설명해본경험이있다면잘알것이다.알기쉬운설명이얼마나어려운일인지를말이다.연세지긋한부모를상대로스마트폰사용법을설명해본적있는이들역시생각해봤을것이다.‘내설명이어렵나?대체왜못알아듣지?’
사실뭔가를가르쳐야하는특별한상황에처했을때만‘어떻게하면쉽게설명할수있을까’하고고민하게되는건아니다.직장에서도일상적으로해내야하는과제중하나가설명이다.직종과직위를불문하고전달,보고,지시,프레젠테이션등다양한방식으로행하는비즈니스커뮤니케이션에서빼놓을수없는것이다름아닌설명이기때문이다.“그건은지금어떻게진행되고있어?”라고물어오는상사,“새로나온모델은디자인외에어떤부분이달라진거예요?”라며문의하는고객,실수를반복해서한번쯤주의를들어야하는후배에게공통으로필요한것도바로‘알아듣기쉬운설명’이다.
그런데설명하는재주가부족한사람들을가만히살펴보면몇가지공통점을발견할수있다.쉬운말로표현하지못하고,이야기를정리하지못하며,듣는상대가궁금해하는내용을제대로짚어내지못한다.바로이러한사소한특징이설명을어렵고지루하게만드는것이다.바꿔말하면이는곧상대방이‘나와관계있는이야기’라고느끼게만들고,정확한문장으로쉬운단어를골라전달하기만해도훨씬쉬운설명을할수있다는뜻이다.
이책에서저자는많은사람이설명할때자기위주의설명에서벗어나지못한다는점을지적하면서상대방에게가장절실한부분을포착해서설명하는것의중요성을특히강조한다.예컨대영업사원이고객에게설득할때도내세우고싶은상품의장점보다고객에게득이될사항을더설명해주는편이효과적이라는것이다.이밖에도저자는‘15초밖에없다면무엇부터설명해야할까’를생각하고결론에해당하는한문장을정해볼것,‘제대로’나‘잘’같은말보다구체적숫자로설명하기,전문용어를쓰지않는연습등을권하기도한다.이같은‘사소한’팁에따라상대를고려하는습관을들인다면독자는설명의기술을더쉽게터득할뿐만아니라,상대가이야기를집중해서듣고납득해주는경험을통해자신감도얻을수있을것이다.어쩌면설명할일을앞두고도긴장하지않는배짱까지덤으로얻을수있을지도모른다.적어도‘그래서하고싶은말이뭐냐’같은말을듣고자존감에흠집을입을가능성은확실히줄어들것이다.
사회생활에서의성공은커뮤니케이션능력에달려있다.성공하기위해서는짧고명확하게전달할수있어야한다.길지만이해하기어려운말을하는사람은위로올라가기어렵다.그래서난늘결론부터얘기할것,세가지로압축해서설명할것,그리고상대가궁금해하면그때설명할것,심플하고명확하게얘기할것,어려운말은쓰지말고꼭써야한다면풀어서설명할것,상대의수준에맞춰말할것을중요하게여겨왔다.그런데나와비슷하게주장하는책을만났다.보고에애로를느끼는사람,바쁜고객을설득하고싶은사람,장황한말로상대방을하품하게만드는사람들이보면좋을책이다.-한근태(한스컨설팅대표,《일생에한번은고수를만나라》저자)
설명은센스가아니다,과학이다
쓸데없는말을횡설수설하는사람,주의를환기시키는말도없이결론부터불쑥꺼내놓는사람,설명할때괜히어려운단어를쓰는사람,심지어틀린단어를쓰는사람등등설명에서툰유형도가지가지다.그런데어떤유형이든설명을힘들어하는사람들은흔히‘설명잘하는사람은따로있다’고생각하는경향이있다.즉일목요연한설명은특유의센스로가능하다고믿는것이다.정말그럴까?설명잘하는센스는타고나는것일까?
다행히도설명잘하는감각을타고나야할필요까지는없다.저자에따르면설명을잘하기위해서는태도,목소리,성격,유머감각같은것도별로신경쓸필요없다.제대로된설명을하는데는센스보다는공식이더유용하기때문이다.즉이해하기어려운설명에는반드시이유가있고알기쉬운설명을만드는데에는공식이있다.그공식을저자는‘텐프렙의법칙’으로정리한다.이법칙은말하자면‘정보를정리할때상대방이이야기를이해하기쉽게만드는순서’이다.‘텐프렙(TNPREP)’이라는이름은주제(Theme),수(Number),요점및결론(Point),이유(Reason),구체적예(Example),요점및결론(Point)의재확인이라는각요소의알파벳머리글자를나타낸것이다.이법칙은프레젠테이션이나영업미팅을할때,회의석상에서의견을말할때등여러비즈니스커뮤니케이션상황에서두루활용할수있다.요컨대‘주제부터서두에먼저전하기,설명하고자하는포인트가몇가지인지짚어주기,결론부터말하는것을주저하지않기,그결론이옳은이유를밝히기,결론을보충할수있는구체적예를들기,요점및결론을반복해끝맺기’라는과정을통하면어떤설명도더쉽고탄탄해진다.
설명은말뿐만아니라글로도종종이루어지는데,설명글을잘쓰는사람역시보기드물다.텐프렙의법칙은글로설명할때도유용하다.보고서나메일을쓸때도저자가알려주는대로텐프렙의법칙에따라구성하는과정을거치면훨씬구체적이고정확한글쓰기가가능해진다.메일은일단길수록좋은줄아는지인사말부터길게쓰는사람,뭘해달라는것인지부탁하거나지시할사항을메일에명확하게적지않는사람,답장을필요로하면서도정작언급하는내용이얼마나중요하거나긴급한지밝히지않는사람들에겐특히더저자의팁을활용하길권한다.
말을잘하거나글을잘쓰는사람들은스스로를표현하는데익숙하다.자신의생각,취향,의견등을분명하게전달할뿐만아니라상대방이이를제대로이해하도록만든다.이는자신이원하는것과상대방이원하는것이무엇인지잘알기때문에가능한일이다.
나를알고상대방을파악하는것이야말로진짜소통의시작이다.이책에실린‘설명잘하는방법’을통해그러한진짜소통에한층가까워질수있을것이다.-정은길(첫눈스피치대표)
직장에서는무조건설명을잘할수록유리하다
설명을잘하는사람이프레젠테이션이나영업활동을할때만인정받을것이라고생각하는가?오산이다.설명을담당하는부서를따로두는직장은없다.‘잘설명하기’가특별한몇몇전문가의임무인것도아니다.직종이나직책과상관없이누구든지직장에서는설명을해야할상황에놓이게마련이다.그러므로설명하는힘을갖추면직장생활은생각보다훨씬다양한방면에서편해진다.부서를불문하고상사에게진행상황을보고할때도,회의에서발언할때도,부하직원을교육하고지도할때도설명잘하는사람은업무를매끄럽게진행할수있다.했던말또할필요도없으니업무스트레스까지줄일수있다.마케팅,광고,언론홍보등의담당자라면더말할것도없다.소통능력이필수적인분야이므로당연히설명을잘함으로써얻을수있는가시적인성과가크다.서비스직에종사하는사람들도설명공식을익혀두는편이좋다.개발담당자가아무리기능이좋은상품이나편리한서비스를만들고최선을다해원가를낮춰본들고객에게장점을설명하지않으면판매로잘이어지지않는다.
말할일이별로없는직종이라고해도예외가아니다.계약서나사내문서,취급설명서등을작성하거나이해시킬필요가있을때,하다못해통상적인비즈니스메일을쓸때도설명을잘할수록유리하다.길게늘어지거나복잡하게꼬인문장,호응이어색한비문으로채워진메일이명확하게전달되는일은거의없다.줄임말을과하게쓰거나상대방이정확히알지못하는단어를섞은메일은오해를낳기쉬울뿐아니라심지어평판까지헤칠수있다.그러므로말로든글로든전달하거나보고하거나지시할일이있다면이책이알려주는‘횡설수설하지않고정확하게설명하는법’을참고할만하다.
저자는텐프렙의법칙과더불어‘쉽게풀어주기’전략도다양하게제안한다.특히‘습득’처럼딱딱한명사는‘익히는것’과같은동사적표현으로바꾸라거나,‘적(的)’,‘화(化)’같은말도다른말로쉽게풀어표현하는것이낫다는등의조언은기억해둘가치가있고실천에옮기기도쉽다.또우리말로충분히표현할수있는말대신‘프로젝트’,‘셰어하다’와같은외국어로말하는습관또한쉬운설명에방해가되는요소임을지적한다.
각파트가끝나는부분마다실려있는연습페이지는독자가직접자신의업무나습관과연관지어생각해볼기회를제공한다.또한‘사례연구’라는이름의페이지를통해서는‘회의에서제안을할때’,‘예산조정이필요하다는이야기를전달할때’,‘부서에배치된신입사원이자기소개를할때’등특별한설명이필요한순간에대처할수있는방법을다룬다.
직장에서는눈치없는사람들,말귀잘못알아듣는사람들과도함께일해야한다.그리고그들을상대로무엇인가를설명해야하는일도겪어야한다.그래서‘잘알아듣는능력’못지않게중요한것이‘잘알아듣게말하는능력’이다.바로이능력을향상시키고싶어하는사람들,중요한내용을단번에정리해한마디,한문장으로끝내고싶어하는사람들에게이책은구체적이고도속시원한가이드가되어줄것이다.
